Nutzungsbedingungen (english version below)

Die lizensierte Anwendung wird Ihnen durch die HR-Benefit Digital GmbH bereitgestellt. Mit Hilfe dieser App können Sie Ihre Belege rund um Ihre steuerlichen Vorteile (z.B. digitale Essensmarken, ÖPNV-Tickets, etc.) erfassen.
Für die Belege gelten steuerliche Rahmenbedingungen, über die Sie in der App informiert werden. Sie bestätigen bei jedem erfassten Beleg den für die Steuervergünstigung anzuwendenden Betrag.

Sollte sich ein Beleg als nicht rechtskonform herausstellen oder weiterführende Informationen für steuerbegünstigte Waren vorliegen, möchte Sie die HR-Benefit Digital GmbH kontaktieren. Zudem möchte die HR-Benefit Digital GmbH Sie über den Verlauf Ihrer monatlichen Steuerbegünstigung informieren („Noch … Guthaben frei“)

Bitte akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen, die Informationen zum Datenschutz und die Regelungen zur Kontaktaufnahme.

Nutzungsbedingungen „Benefit-APP“

 Nachstehende Regelungen gelten für die Anmeldung und Nutzung der einer App („Benefit-APP“) und informieren Sie über die vereinbarten Nutzungsmöglichkeiten, die Kommunikation und den Datenschutz, wobei die HR-Benefit Digital GmbH in Ihrem Auftrag die anfallenden Daten verarbeitet und die von Ihnen eingereichten Belege an Ihren Arbeitgeber übermittelt.

Was geschieht hier?
Die App dient der einfachen Teilnahme an steuerlichen Vergünstigungen, zum Beispiel einer digitalen Essensmarke im Hinblick auf die Abwicklung und Abrechnung und zur Information rund um Ihre Belege und weiterer Optionen. Ihnen werden in der App die Möglichkeiten zum scannen Ihrer Belege angeboten. Diese „App“ sammelt die von Ihnen eingescannten Belege und erstellt daraus für Ihren Arbeitgeber Abrechnungsinformationen.  Ferner informiert Sie die App u.a. über die rechtlichen Rahmenbedingungen, zu denen Ihr Beleg nutzbar ist.

Welche Daten werden benötigt?

Die App verwendet Ihre Mailadresse, Anrede, Vorname, Nachname und Ihre Personalnummer, um ordnungsgemäß funktionieren zu können. Die Mailadresse dient neben dem Kennwort der eindeutigen Identifikation des Benutzers. Die Mailadresse wird verwendet, um Ihnen gegebenenfalls die Möglichkeit einer neuen Kennwortvergabe im Falle eines vergessenen Kennwortes zu ermöglichen. Zudem wird die Mailadresse zur Kontaktaufnahme verwendet, wenn Sie dieser zugestimmt haben. Anrede, Vorname und Nachname und Personalnummer wird für die Abrechnung durch Ihre Personalabteilung benötigt.

Datenschutzinformation

Wie gehen wir mit dem Schutz Ihrer Daten um?
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig; wir schützen diese daher vor unberechtigtem Zugriff oder Nutzung und verwenden diese nur im Rahmen nachstehender Regelungen:

 1. Die HR-Benefit Digital GmbH schützt Ihre personenbezogenen Daten durch Ergreifung aller sinnvollen und notwendigen technischen und organisatorischen Möglichkeiten so, dass sie für unbefugte Dritte nicht zugänglich sind. Die Webanwendung und die weiteren darüber angebotenen Leistungen nutzen daher für die Bereitstellung der Inhalte und während der Eingabe und Übermittlung von Daten angemessene Verschlüsselungsmechanismen.

2. Verantwortlicher für den Betrieb der App/Webanwendung im Sinne des Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist der Betreiber selbst. Sie können sich an den Datenschutzbeauftragten Ihres Arbeitgebers wenden, dessen Kontaktdaten Sie über Ihre Personalabteilung erfragen können. Auf Seiten der HR-Benefit Digital GmbH erreichen Sie die Beauftragte für Datenschutz unter k.weiss@hrbenefit-digital.de oder über die Postadresse HR-Benefit Digital GmbH, Kurpfalzring 110/1, 69123 Heidelberg mit dem Zusatz „Datenschutz“.

3. Wenn Sie E-Mail-Nachrichten oder andere Mitteilungen an uns schicken oder direkt in der Webanwendung eingeben, bewahren wir solche Mitteilungen auf, um die Anfrage zu bearbeiten, auf Fragen zu antworten und das Vertragsverhältnis mit Ihrem Arbeitgeber durchzuführen, das der Bereitstellung der Verpflegung an Sie zugrunde liegt. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

4. Eine Nutzung und/oder Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur,

• im Rahmen Ihrer vorstehend erteilten, ausdrücklichen Einwilligung (gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) (DSGVO) an Ihren Arbeitgeber zur Durchführung der Verpflegung und an unseren technischen Dienstleister zur Ermöglichung der oben beschriebenen Kommunikation mit Ihnen;
• wenn die Weitergabe zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO erforderlich ist, wie zum Beispiel im Rahmen der Abrechnung der Verpflegung mit Ihrem Arbeitgeber;
• wenn wir zur Weitergabe der Daten gesetzlich verpflichtet i.S.d. Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DSGVO sind;
• wenn die Weitergabe der Daten im öffentlichen Interesse i.S.d. Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO liegt .

5. Sie haben das jederzeitige Recht, sich unentgeltlich über die zu Ihrer Person erhobenen Daten zu erkundigen. Sie haben weiter jederzeit das Recht, Ihre Zustimmung zur Verwendung Ihrer persönlichen Daten mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (direkt in Ihrem Profil unter Einstellungen möglich) sowie Berichtigung oder Löschung der bei uns gespeicherten Daten zu verlangen. Sie haben gegenüber Ihrem Arbeitgeber insbesondere folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung oder Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Betreiber zu beschweren. Sie haben im Einzelnen die folgenden Betroffenenrechte:

a) Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu Verarbeitungszweck, Kategorien verarbeiteter Daten, Empfänger oder Empfängerkategorien, Dauer der Speicherung oder Kriterien für die Festlegung der Dauer, Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung, Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, ggf. Informationen über die Herkunft der Daten und das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung und ggf. Unterrichtung über Garantien gemäß Art. 46 DSGVO bei Übermittlung an ein Drittland oder internationale Organisationen;

b) Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten gemäß Art. 16 DSGVO;

c) Recht auf Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO, wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, wenn eine erteilte Einwilligung widerrufen wurde und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage fehlt, wenn Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt wurde und die Daten gemäß Art. 21 Abs. 1 oder 2 DSGVO nicht mehr verarbeitet werden dürfen, wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, wenn die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist oder wenn die Daten in Bezug auf angebotene Dienste einer Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben wurden. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten (und zwar für die Dauer, die für eine Überprüfung der Richtigkeit erforderlich ist), wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber die Löschung ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung verlangen, wenn wir die Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe Ihre berechtigten Gründe überwiegen;

e) Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO (wenn die Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeitet werden) oder gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO (wenn die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) oder f) DSGVO erfolgt, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, es sei denn, wir haben zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen).

f) Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO, d.h. auf Erhalt der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format oder auch auf Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen;

 g) Recht zum jederzeitigen Widerruf einer erteilten Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO. Der Widerruf hat zur Folge, dass wir ab dem Zeitpunkt des Widerrufs die Datenverarbeitung für die Zukunft nicht mehr durchführen dürfen.

h) Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO. Das Beschwerderecht gilt unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde können Sie beim Datenschutzbeauftragten Ihres Arbeitgebers erfragen.

Die Anschrift der für HR-Benefit Digital GmbH (als Betreiber im Auftrag Ihres Arbeitgebers) zuständigen Aufsichtsbehörde lautet: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart; Königstraße 10a, 70173 Stuttgart, Tel.: 0711/61 55 41 – 0; Fax: 0711/61 55 41 – 15, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de Internet: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

i) Zur Auskunftserteilung und zum Widerruf sowie zur Mitteilung eines Löschungsverlangens wenden Sie sich bitte an den Beauftragten für den Datenschutz Ihres Arbeitgebers, dessen Kontaktdaten Sie über Ihre Personalabteilung erfragen können. Dieser wird dann die Auskunft unverzüglich erteilen oder die Ausführung Ihres Löschungsverlangens bestätigen. Eine von Ihnen verlangte Löschung wird dann vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten durchgeführt. Soweit eine Löschung aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nicht vollständig erfolgen kann, schränken wir die Verarbeitung ein und teilen Ihnen das entsprechend mit. Soweit Sie sich an die HR-Benefit Digital GmbH wenden, werden wir Ihre Anfrage an Ihren Arbeitgeber weiterleiten.

Content Policy

Sie als der Endnutzer dürfen im Rahmen der Nutzung der App und der darüber angebotenen -Dienste nicht:

• Daten, Texte, Bilder, Dateien, Links, Software oder sonstige Inhalte speichern, veröffentlichen und/oder übermitteln, die nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen oder nach der Einschätzung des Anbieters rechtswidrig, schädigend, bedrohend, missbräuchlich, belästigend, verleumderisch oder beleidigend, vulgär, obszön, Hass erregend, rassistisch oder in sonstiger Weise zu beanstanden sind oder Minderjährigen in irgendeiner Weise Schaden zufügen können, insbesondere pornografisch, Gewalt verherrlichend oder sonst jugendgefährdend sind. Vorstehendes Verbot gilt auch für die Anleitung oder Verabredung von Straftaten.
• Inhalte speichern, veröffentlichen und/oder übermitteln, die geeignet sind unmittelbar oder mittelbar zu Körper- oder Sachschäden zu führen.
• Inhalte speichern, veröffentlichen und/oder übermitteln, die Rechte Dritter, insbesondere Patente, Marken, Urheber- oder Leistungsschutzrechte, Geschäftsgeheimnisse, Persönlichkeitsrechte oder Eigentumsrechte verletzen.
• Material speichern, veröffentlichen und/oder übermitteln, das Software-Viren oder andere Informationen, Dateien oder Programme enthält, die dazu gedacht oder geeignet sind, die Funktion von Computer Soft- oder Hardware oder von Telekommunikationsvorrichtungen zu unterbrechen, zu zerstören oder einzuschränken.
• Inhalte speichern, veröffentlichen und/oder übermitteln, zu deren Weitergabe Sie nicht berechtigt oder zu deren Veröffentlichung/Bekanntgabe an Dritte Sie nicht befugt sind, z.B. die Erteilung von medizinischer Beratung, wenn Sie kein Humanmediziner sind.
• Sich in der App als eine andere Person ausgeben, z.B. als ein Vertreter des Anbieters, oder als ein in sonstiger Weise für das Angebot Verantwortlicher, oder eine nicht bestehende Beziehung zu solchen Personen vorgeben;
• Kopfzeilen fälschen oder in sonstiger Weise Erkennungszeichen manipulieren, um die Herkunft eines Inhalts, der im Rahmen des Angebots übertragen wird, zu verschleiern;
• Unerbetene Werbung, Promotionsmaterial, Junk- oder Massen-E-Mails bzw. -SMS („Spam“), Kettenbriefe, Schneeballsysteme oder sonstige Werbung speichern, veröffentlichen und/oder übermitteln;
• Irgendjemanden, sei es eine natürliche oder juristische Person oder ein Unternehmen, belästigen, beleidigen, bedrohen, verleumden, in Bedrängnis oder Verlegenheit bringen oder ihr in sonstiger Weise Unannehmlichkeiten verursachen oder in Bezug auf eine natürliche oder juristische Person oder ein Unternehmen unwahre Tatsachen behaupten oder verbreiten;
• Persönliche Daten über andere Benutzer sammeln, speichern oder übermitteln, soweit die Betroffenen keine ausdrückliche Einwilligung erklärt haben.

Terms and Conditions of Use

The licensed application is provided to you by HR-Benefit Digital GmbH. With the help of this app, you can record your receipts relating to your tax benefits (e.g. digital meal vouchers, public transport tickets, etc.).

If a receipt is found to be non-compliant or if further information is available for tax-privileged goods, HR-Benefit Digital GmbH would like to contact you. In addition, HR-Benefit Digital GmbH would like to inform you about the status of your monthly tax privilege (‘Still ... credit available’).

Please accept the terms of use, the information on data protection and the regulations for contacting us.

Terms and Conditions of Use “Benefit-APP”

The following regulations apply to the registration and use of this app (‘Benefit App’) and inform you about the agreed usage options, communication and data protection, whereby HR-Benefit Digital GmbH processes the data on your behalf and forwards the receipts you submit to your employer.

What happens here?

The app is designed to make it easy to take advantage of tax benefits, such as digital meal vouchers, in terms of processing and billing, and to provide information about your receipts and other options.

The app offers you the option of scanning your receipts. This ‘app’ collects the receipts you have scanned and uses them to create billing information for your employer.

The app also informs you about the legal framework under which your receipt can be used.

What data is required?

The app uses your email address, title, first name, surname and personnel number in order to function properly.

The email address, along with the password, serves to uniquely identify the user. The email address is used to enable you to reset your password if you forget it. The email address is also used to contact you if you have agreed to this.

Your title, first name, surname and personnel number are required for payroll accounting by your human resources department.

Data protection information

How do we handle the protection of your data?

The protection of your personal data is important to us; we therefore protect it from unauthorised access or use and only use it in accordance with the following provisions:

1. HR-Benefit Digital GmbH protects your personal data by taking all reasonable and necessary technical and organisational measures to ensure that it is not accessible to unauthorised third parties. The web application and the other services offered via it therefore use appropriate encryption mechanisms for the provision of content and during the entry and transmission of data.

2. The operator itself is responsible for the operation of the app/web application within the meaning of Art. 4 (7) of the EU General Data Protection Regulation (GDPR). You can contact your employer's data protection officer, whose contact details you can obtain from your human resources department.

3. At HR-Benefit Digital GmbH, you can contact the data protection officer at k.weiss@wertkontor.de or via the postal address HR-Benefit Digital GmbH, Kurpfalzring 110/1, 69123 Heidelberg, Germany, with the addition ‘Data Protection’.

4. If you send us e-mail messages or other communications or enter them directly into the web application, we will retain such communications in order to process the request, respond to questions and implement the contractual relationship with your employer that forms the basis for the provision of catering services to you. We delete the data collected in this context once storage is no longer necessary, or restrict processing if there are legal retention obligations.

5. Your personal data will only be used and/or transferred

• within the scope of your express consent given above (in accordance with Art. 6 (1) (a) (GDPR) to your employer for the purpose of providing catering and to our technical service provider to enable the above-described communication with you;

• if the transfer is necessary for the fulfilment of contractual obligations in accordance with Art. 6 (1) (b) GDPR, such as in the context of billing your employer for catering;

• if we are legally obliged to disclose the data within the meaning of Art. 6 (1) sentence 1 c) GDPR;

• if the disclosure of the data is in the public interest within the meaning of Art. 6 (1) e) GDPR.

You have the right to enquire about the data collected about you at any time and free of charge. You also have the right to revoke your consent to the use of your personal data with future effect at any time (this can be done directly in your profile under Settings) and to request the correction or deletion of the data stored by us. In particular, you have the following rights vis-à-vis your employer with regard to personal data concerning you:

• Right to information,

• Right to correction or deletion,

• Right to restriction of processing,

• Right to object to processing,

• Right to data portability.

You also have the right to complain to a data protection supervisory authority about the processing of your personal data by the operator. Specifically, you have the following rights as a data subject:

a) Right to information pursuant to Art. 15 GDPR about the processing of your personal data by us regarding the purpose of processing, categories of data processed, recipients or categories of recipients, duration of storage or criteria for determining the duration, right to rectification, erasure, restriction of processing or objection to processing, right to lodge a complaint with the supervisory authority, where applicable, information about the origin of the data and the existence of automated decision-making and, where applicable, information about safeguards pursuant to Art. 46 GDPR in the event of transfer to a third country or international organisations;

b) Right to have inaccurate personal data corrected or incomplete personal data completed without delay in accordance with Article 16 of the GDPR;

c) Right to erasure of stored personal data in accordance with Art. 17 GDPR if the data is no longer necessary for the purposes for which it was collected or otherwise processed, if consent has been revoked and there is no other legal basis, if an objection to the processing has been lodged and the data may no longer be processed in accordance with Art. 21(1) or (2) GDPR, if the data has been processed unlawfully, if the erasure is necessary to comply with a legal obligation, or if the data has been collected in relation to information society services offered pursuant to Art. 8(1) GDPR. This does not apply if the processing is necessary for exercising the right of freedom of expression and information, for compliance with a legal obligation, for reasons of public interest or for the establishment, exercise or defence of legal claims;

d) Right to restriction of processing pursuant to Art. 18 GDPR if you contest the accuracy of the data (for the period necessary to verify its accuracy), if the processing is unlawful but you oppose the erasure and request the restriction of use instead, if we no longer need the data for the purposes of processing but you require it for the establishment, exercise or defend legal claims, or if you have objected to the processing pursuant to Art. 21(1) GDPR, as long as it is not yet clear whether our legitimate reasons outweigh your legitimate reasons;

e) Right to object to the processing of your personal data pursuant to Art. 21(2) GDPR (if the data is processed for direct marketing purposes) or pursuant to Art. 21(1) GDPR (if the processing is carried out pursuant to Art. 6(1)(e) or (f) GDPR, for reasons arising from your particular situation, unless we have compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, or the processing serves to assert, exercise or defend legal claims).

f) Right to data portability pursuant to Art. 20 GDPR, i.e. to receive the personal data concerning you that you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format or to have it transferred to another controller;

g) Right to withdraw consent at any time pursuant to Art. 7(3) GDPR. The consequence of revocation is that we may no longer process the data for the future from the time of revocation.

h) Right to lodge a complaint with a supervisory authority in accordance with Art. 77 GDPR. The right to lodge a complaint applies without prejudice to other administrative or judicial remedies. You can ask your employer's data protection officer which supervisory authority is responsible for you.

i) The address of the supervisory authority responsible for HR-Benefit Digital GmbH (as operator on behalf of your employer) is: The State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information Baden-Württemberg, Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart; Königstraße 10a, 70173 Stuttgart, Tel.: 0711/61 55 41 – 0; Fax: 0711/61 55 41 – 15, E-mail: poststelle@lfdi.bwl.de Internet: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

j) For information, revocation and notification of a deletion request, please contact your employer's data protection officer, whose contact details you can obtain from your human resources department. The data protection officer will then provide the information immediately or confirm the execution of your deletion request. Any deletion requested by you will then be carried out subject to statutory retention obligations. If deletion cannot be carried out in full due to statutory retention obligations, we will restrict processing and inform you accordingly. If you contact HR-Benefit Digital GmbH, we will forward your request to your employer.

Content policy

As the end user, you may not, within the scope of using the app and the services offered through it:

· Store, publish and/or transmit data, texts, images, files, links, software or other content that is illegal, harmful, threatening, abusive, harassing, defamatory or offensive, vulgar, obscene, hateful, racist or otherwise objectionable under the relevant legal provisions or in the opinion of the provider, or that could harm minors in any way, in particular content that is pornographic, glorifies violence or is otherwise harmful to minors. hateful, racist or otherwise objectionable, or that could harm minors in any way, in particular pornographic, glorifying violence or otherwise harmful to minors. The above prohibition also applies to the instruction or arrangement of criminal offences.

· Store, publish and/or transmit content that is likely to cause direct or indirect physical injury or property damage.

· Store, publish and/or transmit content that infringes the rights of third parties, in particular patents, trademarks, copyrights or ancillary copyrights, trade secrets, personal rights or property rights.

· Storing, publishing and/or transmitting material that contains software viruses or other information, files or programmes that are intended or suitable for interrupting, destroying or restricting the function of computer software or hardware or telecommunications devices.

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· Impersonate another person in the app, e.g. as a representative of the provider, or as someone else responsible for the offer, or pretend to have a relationship with such persons that does not exist;

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